Almeerse Reddings Brigade van start met virtueel kantoor "Alfresco"
Ongeveer een jaar geleden ontstond bij het bestuur, de commissies en de werkgroepen van de Almeerse Reddings Brigade de behoefte aan "iets als Dropbox met meer mogelijkheden". Bij XLoof hoorden we van de mogelijkheden van de virtuele kantooromgeving "Alfresco". De Dartsbond Almere e.o. gebuikt "Alfresco"sinds april 2012 naar volle tevredenheid.
Onderzoek en proefperiode
Gedurende een klein jaar is er door een afvaardiging vanuit de Werkgroep ICT onderzoek gedaan naar de mogelijkheden binnen "Alfresco" en de inpasbaarheid binnen de Almeerse Reddings Brigade. Er is een eerste opzet gemaakt met betrekking tot de inrichting van het virtuele kantoor, en de Werkgroep Serious Rescue 2012 (Reddingsbrigade Nederland) heeft proefgedraaid. Verder zijn in dat jaar de hostingmogelijkheden onderzocht en voorbereid. Tijdens de proefperiode heeft "Alfresco" gedraaid op de servers van XLoof.
Beoogde voordelen
Naast een virtueel kantoor voor het bestuur zelf, beoogt het bestuur een eigen virtueel kantoor voor ieder bestuurslid in eigen beheer te stellen waarin commissie- en werkgroepleden met het bestuurslid en elkaar kunnen samenwerken. Er zal gebruik gemaakt gaan worden van de modules Documentbeheer, Forum, Blog, Agenda en Koppelingen. De voordelen die van het werken met een virtueel kantoor "Alfresco" worden verwacht zijn:
- Beperking van het (onderlinge) e-mailverkeer
- Verkorting van de structurele vergaderingen
- Betere afhandeling van binnenkomende post
- Snelle doorzoekbaarheid van in het virtuele kantoor geplaatste documenten
- Overdracht van (archief)dossiers aan nieuwe bestuurs-/ commissie- en werkgroepleden is eenvoudiger
Van XLoof naar Redhosting
Na een klein jaar "proefdraaien" op de servers van XLoof draait sinds maandagavond 17 juni 2013 het virtuele kantoor "Alfresco" in de "eigen" serveromgeving bij Redhosting. Het virtuele kantoor wordt vanaf nu verder ingericht en gevuld met recente archiefbestanden. Vervolgens zullen de eindgebruikers - bestuurs-, commissie- en werkgroepleden - uitleg krijgen over de functionaliteiten die "Alfresco" biedt.
